Cách chọn loại và định lượng nước theo quy mô văn phòng

Văn phòng hết nước ngay giữa buổi họp. Nhà xưởng tới ca chiều phải chạy đi mua từng thùng lẻ. Tiệc khai trương xong còn dư nhiều thùng chai chưa ai mở. Mấy chuyện này thường có chung một gốc: đặt nước theo cảm tính, chưa tính theo quy mô và cách dùng thật của công ty.

Chọn loại và định lượng nước theo quy mô văn phòng thật ra không khó nếu làm đúng thứ tự: xác định nước dùng vào việc gì, chọn quy cách bình hoặc chai cho hợp, rồi theo dõi vài tuần đầu để chốt lịch đặt. Phần dưới đi qua từng nhóm: dưới 10 người, 10–30 người, trên 30 người, cộng thêm nhà xưởng, sự kiện và tiếp khách.

Văn phòng dưới 10 người thường chỉ cần bình 18.5L–20L đặt trên máy nóng lạnh hoặc chân kệ, kèm ít nước chai để tiếp khách. Văn phòng 10–30 người nên chia nhiều điểm lấy nước và giữ bình dự phòng. Công ty trên 30 người, nhà xưởng hay sự kiện cần tính theo lượng dùng thực tế: ghi lại số bình, số thùng chai hết mỗi tuần rồi chốt lịch đặt định kỳ.

Xác định nhu cầu trước khi chọn nước

Trước khi hỏi nên lấy bình nào, bạn cần trả lời ba câu: ai uống, uống ở đâu và ngoài uống còn dùng nước vào việc gì. Một văn phòng chỉ có nhân viên ngồi bàn sẽ dùng nước rất khác một showroom tiếp khách cả ngày hay một xưởng có khu làm việc nóng. Muốn xem bức tranh chung trước, bạn có thể đọc bài cung cấp nước uống văn phòng tại TP.HCM, rồi quay lại đây để tính chi tiết.

Nước trong văn phòng dùng vào những việc gì?

Ngoài uống trực tiếp, nước văn phòng còn dùng để pha trà, cà phê, chế mì gói giờ trưa, rót mời khách và mang theo khi đi gặp đối tác. Mỗi việc hợp với một quy cách khác nhau, nên gom hết vào một loại thường dẫn tới thiếu chỗ này, dư chỗ kia.

• Uống hằng ngày tại chỗ: bình 18.5L–20L đặt trên máy nóng lạnh hoặc chân kệ là gọn nhất.
• Pha trà, cà phê: lấy từ vòi nóng của máy, khỏi đun nước riêng.
• Tiếp khách, họp: chai nhỏ 250ml, 350ml hoặc 500ml nhìn chỉn chu hơn ly nhựa rót vội.
• Đi công tác, đi thị trường: chai 500ml hoặc 1.5L dễ bỏ túi, bỏ cốp xe.

Nếu văn phòng có bếp nhỏ để nấu ăn, phần nước nấu nên tính riêng. Gộp chung vào bình uống thì rất dễ hụt nước ngay giữa ngày mà không ai hiểu vì sao.

Làm sao biết văn phòng dùng bao nhiêu nước?

Cách chắc nhất là đo thực tế, không đoán theo số người. Trong vài tuần đầu, người phụ trách hành chính ghi lại ngày thay từng bình và số thùng chai đã mở. Cuối mỗi tuần cộng lại là thấy văn phòng mình hết bao nhiêu bình, bao nhiêu chai.

Lượng nước còn thay đổi theo mùa, theo số người đi làm thật và theo thói quen pha cà phê. Mùa nắng Sài Gòn, tháng chạy dự án phải tăng ca hay đợt tuyển thêm người đều làm số bình tăng lên. Vì vậy con số đo được nên xem lại định kỳ, không chốt một lần rồi để đó.

Một mẹo nhỏ: dán tờ giấy cạnh máy nóng lạnh, ai thay bình thì ghi ngày. Cách này đơn giản mà chính xác hơn nhiều so với hỏi lại trí nhớ của cả phòng.

Bình 20L, bình 5L hay nước chai?

Mỗi quy cách có chỗ mạnh riêng. Bình lớn hợp uống hằng ngày tại chỗ, bình 5L–7L hợp góc nhỏ hoặc nơi không đặt được máy, còn nước chai hợp tiếp khách, sự kiện và mang đi. Bảng dưới gom các quy cách đang phổ biến để bạn tra nhanh.

Với nước uống tại chỗ, bạn xem các loại trong danh mục nước bình 20 lít. Góc nhỏ không đặt được máy thì nhóm nước bình 5 lít gọn hơn, một người nhấc lên thay cũng nhẹ nhàng.

Bình vòi hay bình úp hợp văn phòng hơn?

Bình úp dùng cho máy nóng lạnh: bình được úp ngược lên máy để lấy nước nóng, nước lạnh. Bình vòi có vòi gắn sẵn, đặt trên chân kệ là rót được, không cần điện. Một số loại bình có vòi vẫn úp lên máy được, nên trước khi đặt, bạn nên kiểm tra máy nhà mình hợp với loại nào.

Văn phòng đã có máy thì chọn bình theo máy. Chỗ chưa có máy như phòng bảo vệ, góc kho hay khu xưởng, bình vòi đặt trên chân kệ trong nhóm phụ kiện uống nước là đủ dùng. Chưa chắc loại bình nào hợp máy thì hỏi mình trước, đỡ phải đổi qua đổi lại. Bài lưu ý khi chọn nước bình cho máy nóng lạnh cũng nói kỹ chuyện này.

Nước tinh khiết, nước khoáng hay ion kiềm?

Nước tinh khiết là nước đã lọc bỏ phần lớn tạp chất và khoáng chất. Nước khoáng giữ lại khoáng tự nhiên từ nguồn nước. Nước ion kiềm là nước có tính kiềm, tức độ pH cao hơn mức trung tính, theo công bố của từng hãng. Nhiều văn phòng chọn nước tinh khiết cho bình dùng chung vì vị trung tính, pha trà cà phê dễ. Muốn so kỹ hai nhóm phổ biến, bạn xem bài nên uống nước khoáng hay nước tinh khiết.

Gợi ý theo quy mô nhân sự

Số người chỉ là điểm xuất phát. Cách bố trí điểm lấy nước mới quyết định văn phòng có bị hụt nước hay không. Bảng tóm tắt dưới đây là gợi ý cách tổ chức, không phải định mức cố định; lượng thật vẫn phải đo theo văn phòng của bạn.

Văn phòng dưới 10 người nên chọn gì?

Một máy nóng lạnh hoặc chân kệ với bình 18.5L–20L thường là đủ cho chỗ uống chung. Điều quan trọng là luôn giữ một bình đầy dự phòng, để bình đang dùng cạn thì thay liền, không phải chờ giao. Ít khách thì một thùng chai 350ml hoặc 500ml để sẵn trong tủ là gọn.

Văn phòng nhỏ hay quên đặt nước vì không ai phụ trách riêng. Cách đơn giản là ra một luật: ai mở bình dự phòng thì nhắn đặt bình mới ngay hôm đó. Vậy là khỏi cảnh cả phòng phải xuống tiệm mua chai lẻ.

Văn phòng 10–30 người nên bố trí như thế nào?

Ở quy mô này, rắc rối thường gặp là xếp hàng ở một máy và bình hết nhanh hơn dự tính. Nếu văn phòng trải ra nhiều phòng hoặc nhiều tầng, chia hai điểm lấy nước sẽ đỡ đi lại và đỡ dồn người. Bài vị trí đặt bình nước trong văn phòng có gợi ý chỗ đặt máy cho thuận tiện và an toàn.

Số bình dự phòng nên dựa vào lượng đo được, đủ để không đứt nước giữa hai lần giao. Bình đầy nên để chỗ khô, thoáng, tránh nắng chiếu trực tiếp. Từ quy mô này, đặt định kỳ theo tuần thường dễ quản lý hơn gọi lẻ mỗi khi hết. Thùng chai tiếp khách nên ghi riêng một dòng ngân sách để biết rõ tiền đi đâu.

Công ty trên 30 người cần lưu ý gì?

Trên 30 người, nước uống đã thành một khoản vận hành thật sự. Công ty cần lịch giao định kỳ, người nhận hàng cố định và một chỗ chứa bình đầy, bình rỗng riêng biệt. Mỗi tầng hoặc mỗi khu làm việc nên có điểm lấy nước riêng để không ai phải đi xa.

Nếu văn phòng nằm trong tòa nhà, bạn nên báo trước quy định thang máy hàng, giờ ra vào hàng hóa và chỗ đậu xe giao hàng để mình sắp xếp cho đúng. Máy nhiều thì việc chăm sóc cũng cần lịch rõ ràng, bạn tham khảo bài chăm sóc máy nóng lạnh và bình nước tại văn phòng.

Nhà xưởng, sự kiện và tiếp khách

Ba nhu cầu này nên tính riêng, không gộp chung với nước uống văn phòng. Lượng dùng ở xưởng và sự kiện có thể khác hẳn văn phòng máy lạnh, nên lấy số đo ở văn phòng áp sang rất dễ thiếu hoặc dư.

Nhà xưởng, công nhân cần chuẩn bị nước như thế nào?

Xưởng thường làm theo ca, người đi lại nhiều, có khu nóng hoặc gần mái tôn. Nước nên đặt gần khu làm việc và chia nhiều điểm, để công nhân không phải bỏ chỗ đi xa mới có nước uống. Bình vòi trên chân kệ không cần điện nên dễ đặt ở khu xưởng, khu kho hay chỗ nghỉ giữa ca.

Vài điều nên để ý khi bố trí nước ở xưởng:

• Tránh nắng và bụi: bình để trong bóng râm, xa khu cắt mài hoặc chỗ có hóa chất.
• Ly dùng riêng: mỗi người một ly có tên hoặc dùng ly giấy, hạn chế uống chung.
• Thay bình theo ca: giao cho tổ trưởng mỗi ca kiểm tra và thay bình, ghi lại số bình đã dùng.
• Chai cho người đi ngoài: tài xế, nhân viên giao nhận nên được phát chai 500ml hoặc 1.5L mang theo.

Số đo ở xưởng nên ghi riêng theo từng ca, vì ca trưa nắng và ca tối mát dùng nước rất khác nhau.

Sự kiện, tiếp khách nên chọn chai nào?

Sự kiện và tiếp khách hợp với chai nhỏ. Chai mini 250ml vừa một lần uống, khách ít bỏ dở nửa chai trên bàn. Hội nghị dài hoặc ngoài trời thì chai 350ml–500ml hợp hơn. Bài nước suối mini 250ml cho tiệc, sự kiện có gợi ý chi tiết theo từng kiểu chương trình.

Để ước số thùng cho sự kiện, bạn dựa vào số khách dự kiến, thời lượng chương trình và việc tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Nước chai thường đóng thùng 24 chai, nên lấy tổng số chai cần dùng chia cho 24 là ra số thùng. Đặt dư vừa phải; thùng chưa mở vẫn đem về văn phòng dùng tiếp cho phòng họp được.

Với tiếp khách hằng ngày, một thùng chai để sẵn ở quầy lễ tân là đủ gọn. Phòng họp thì để chai trên bàn trước giờ họp, nhìn chỉn chu mà không tốn công rót.

Cách tự ước tính số bình và chi phí

Chi phí nước của doanh nghiệp gồm bốn phần: số lượng nhân đơn giá, phí giao (nếu có), cọc vỏ lần đầu và phần dự phòng cho tháng cao điểm. Giá nước thay đổi theo hãng và theo thời điểm, nên bạn hỏi giá hôm nay trước khi chốt ngân sách tháng.

1. Ghi số bình dùng trong một tuần bằng cách đánh dấu ngày thay bình.
2. Đếm số thùng chai dùng cho khách, phòng họp và người đi ngoài.
3. Nhân theo số tuần trong tháng, cộng thêm phần dự phòng cho mùa nắng hoặc tháng tăng ca.
4. Hỏi giá hiện tại của hãng và quy cách đã chọn, nhân với số lượng.
5. Cộng cọc vỏ lần đầu (chỉ tính một lần) và phí giao nếu có.

Nếu bạn biết tổng số lít dùng mỗi tuần, có thể tính nhanh: số bình bằng tổng số lít chia dung tích bình. Bình mỗi hãng có dung tích khác nhau, ví dụ LaVie 18.5L, Satori 19L, Vihawa 20L, nên cùng một lượng nước mà đổi hãng thì số bình cũng xê dịch chút ít.

Cọc vỏ bình tính vào chi phí như thế nào?

Cọc vỏ là khoản trả một lần khi chưa có vỏ cùng loại. Các lần sau, mình giao bình đầy và thu vỏ rỗng tương ứng. Số vỏ cần cọc bằng số bình đang dùng cộng số bình dự phòng. Vỏ bị móp, mất tem hoặc khác hãng có thể không được thu, nên giữ vỏ sạch và nguyên vẹn. Mức cọc và chi tiết xem ở chính sách cọc vỏ, trả vỏ bình.

Làm sao giảm chi phí mà vẫn đủ nước?

• Bình lớn cho uống tại chỗ: thay vì phát chai lẻ mỗi ngày cho nhân viên.
• Chai chỉ cho khách: phòng họp, sự kiện và người đi công tác.
• Gộp đơn định kỳ: ít chuyến giao lẻ hơn, phí giao (nếu có) báo trước theo từng đơn.
• Giữ vỏ nguyên tem: để đổi vỏ suôn sẻ, không phát sinh cọc thêm.

Đặt nước định kỳ cho văn phòng

Kho của A LÔ Nước Suối ở 2P Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu (Quận 4 cũ). Mình giao tận nơi trong TP.HCM, tập trung khu gần kho và lân cận; địa chỉ xa hơn thì bạn gọi trước để mình xác nhận có giao được không. Chi tiết xem ở trang cung cấp nước uống văn phòng.

Vài điều thật khi đặt nước với mình: phí giao được báo trước khi giao, giờ giao hẹn lúc xác nhận đơn, xe máy hoặc xe tải tùy số lượng. Văn phòng trong tòa nhà thì mình theo quy định gửi xe, thang máy và giờ ra vào hàng hóa của ban quản lý. Nhà đi thang bộ, mình hỗ trợ mang nước lên lầu; điều kiện và phí (nếu có) báo trước. Toàn bộ điều kiện nằm ở chính sách giao hàng.

Hàng giao là hàng nguyên tem niêm phong của hãng. Khi nhận, bạn kiểm tra đúng hãng, đúng quy cách, tem còn nguyên và bình không rò rỉ. Văn phòng đặt định kỳ thì cứ báo số bình mỗi tuần đã đo được, mình xếp lịch theo đó, tháng nào tăng giảm thì báo lại là được.

Những điểm chính cần nhớ:

• Xác định nước dùng vào việc gì trước, rồi mới chọn bình hay chai.
• Bình 18.5L–20L cho uống tại chỗ; chai nhỏ cho khách, họp, sự kiện.
• Đo thực tế vài tuần đầu thay vì đoán theo số người.
• Luôn giữ bình dự phòng và một người phụ trách đặt nước.
• Chi phí gồm nước, phí giao (nếu có), cọc vỏ lần đầu và phần dự phòng.

Cần nước uống giao tận nơi, bạn gọi A LÔ Nước Suối qua hotline 0966 391 321 hoặc 0867 179 170 (Zalo 0966 391 321). Kho mình ở 2P Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu, TP.HCM, làm việc 8:30–17:30 từ Thứ Hai đến Thứ Bảy.

Câu hỏi thường gặp về chọn nước cho văn phòng

Văn phòng 10 người dùng bao nhiêu bình nước một tuần?

Không có con số chung cho mọi văn phòng. Lượng dùng phụ thuộc thói quen pha trà cà phê, số khách, mùa trong năm và số người đi làm thật. Cách chắc nhất là ghi ngày thay bình trong vài tuần đầu, cộng lại theo tuần rồi chốt lịch đặt. Sau đó xem lại định kỳ khi nhân sự hoặc mùa thay đổi.

Nên dùng nước bình hay nước chai cho văn phòng?

Nên dùng cả hai cho đúng việc. Bình 18.5L–20L hợp uống hằng ngày tại chỗ vì gọn và dễ quản lý, còn nước chai hợp tiếp khách, phòng họp, sự kiện và người đi công tác. Phát chai lẻ cho nhân viên uống mỗi ngày thường tốn hơn và tạo nhiều vỏ chai nhựa.

Không có máy nóng lạnh có dùng được bình 20L không?

Dùng được. Bình vòi có vòi gắn sẵn, chỉ cần đặt trên chân kệ là rót được, không cần điện. Cách này hợp với phòng bảo vệ, khu kho hay nhà xưởng. Nếu cần nước nóng để pha trà cà phê thì văn phòng nên có máy nóng lạnh và chọn loại bình hợp máy.

Cọc vỏ bình trả một lần hay mỗi lần đặt?

Cọc vỏ trả một lần khi văn phòng chưa có vỏ cùng loại. Các lần sau, mình giao bình đầy và thu vỏ rỗng tương ứng, không cọc thêm nếu số bình không đổi. Vỏ móp, mất tem hoặc khác hãng có thể không được thu. Mức cọc cụ thể xem ở trang chính sách cọc vỏ của cửa hàng.

Văn phòng đi thang bộ có được mang nước lên lầu không?

Có. Mình hỗ trợ mang nước lên tầng với nhà hoặc văn phòng đi thang bộ. Điều kiện và phí (nếu có) được báo trước khi giao, nên bạn cứ nói rõ tầng mấy và có thang máy hay không khi đặt đơn.

Sự kiện nên đặt bao nhiêu thùng nước?

Lấy số khách dự kiến, ước số chai mỗi người dùng theo thời lượng chương trình và việc tổ chức trong nhà hay ngoài trời, rồi chia tổng số chai cho 24 vì nước chai thường đóng thùng 24 chai. Đặt dư vừa phải; thùng chưa mở vẫn dùng tiếp ở văn phòng được.