Đặt nước định kỳ cho doanh nghiệp: hợp đồng, VAT và quy trình

Văn phòng hết nước ngay giữa buổi họp, rồi cuối tháng kế toán lại phải gom từng phiếu giao lẻ để quyết toán. Nhiều công ty ở Sài Gòn gặp đúng cảnh này khi gọi nước theo kiểu hết mới gọi. Gọn hơn là chuyển sang đặt nước định kỳ và hợp đồng cung cấp cho doanh nghiệp: lịch giao, chứng từ và thanh toán chạy theo một nếp đã thống nhất từ đầu.

Đặt định kỳ không có nghĩa là bị ràng buộc cứng. Doanh nghiệp vẫn tự quyết loại nước, số lượng và ngày giao. Chỉ khác là mọi thứ được ghi rõ từ đầu, nên bên giao lẫn bên nhận đều đỡ phải gọi qua gọi lại.

Đặt nước định kỳ cho doanh nghiệp là thỏa thuận cung cấp nước uống lặp lại theo lịch, có hợp đồng ghi rõ loại nước, quy cách, tần suất giao, cách đổi vỏ bình, thông tin xuất hóa đơn VAT và kỳ thanh toán. Nhờ vậy văn phòng được giao nước đều, ít khi hết nước bất ngờ, kế toán cũng có chứng từ gọn. Phí giao và giờ giao được xác nhận theo từng đơn; vỏ bình chỉ cọc một lần khi công ty chưa có vỏ cùng loại.

Đặt nước định kỳ giúp gì cho doanh nghiệp?

Đặt nước định kỳ là thống nhất trước với bên cung cấp về loại nước, quy cách, số lượng và lịch giao lặp lại, thay vì chờ hết nước mới gọi. Lợi ích dễ thấy nhất là văn phòng không bị đứt nước giữa giờ làm, khách tới vẫn có ly nước mời. Thứ hai, mọi đơn giao về một đầu mối nên chứng từ gọn, kế toán đối chiếu nhẹ hơn.

Người phụ trách hành chính cũng bớt được một việc phải nhớ. Thay vì canh bình gần cạn rồi lục tìm số điện thoại, bạn chốt lịch một lần, sau đó chỉ cần báo khi muốn tăng hay giảm. Nếu bạn đang tìm hiểu chung về việc cung cấp nước uống văn phòng tại TP.HCM, đặt định kỳ là bước tiếp theo sau khi đã chọn được loại nước hợp với công ty.

Doanh nghiệp nào nên đặt nước định kỳ?

Nơi nào tuần nào cũng dùng nước đều đặn thì hợp với cách đặt này. Mấy trường hợp mình hay gặp:

• Văn phòng có máy nóng lạnh: dùng bình 18.5L–20L, cần đổi bình đều và thu vỏ rỗng.
• Công ty hay tiếp khách: cần thêm nước chai nhỏ cho phòng họp, buổi đào tạo, hội nghị.
• Cửa hàng, quán, tiệm dịch vụ: vừa có nước cho nhân viên, vừa có chai mời khách.
• Kho, xưởng làm theo ca: đông người làm, lượng nước dùng mỗi ngày khá đều.

Có một cách nhận biết đơn giản: tháng nào công ty cũng phải gọi nước vài lần, mà lần nào cũng phải dặn lại từ đầu, thì đã tới lúc nên chuyển sang lịch cố định.

Gọi nước lẻ và đặt định kỳ khác nhau thế nào?

Hai cách khác nhau nhiều nhất ở chỗ ai phải nhớ lịch và giấy tờ gom về đâu. Bảng dưới so sánh nhanh hai cách đặt:

Nhà dùng ít hoặc nhu cầu lúc nhiều lúc ít thì gọi lẻ vẫn hợp lý. Còn khi lượng dùng đã ổn định, đặt định kỳ giúp dự trù chi phí và đỡ việc cho cả hành chính lẫn kế toán.

Quy trình đặt và xác nhận đơn

Quy trình đặt nước định kỳ bên mình có sáu bước, từ lúc bạn gửi nhu cầu tới lúc nhận bình và ký phiếu. Điều cần nhớ là mọi đơn đều được xác nhận trước khi giao: đúng hàng, phí giao nếu có và giờ hẹn.

1. Gửi nhu cầu: loại nước, quy cách, số lượng dự kiến, địa chỉ, tầng và quy định ra vào của tòa nhà.
2. Mình xác nhận đơn: kiểm tra hàng, báo phí giao (nếu có) và hẹn giờ giao cụ thể.
3. Chốt lịch lặp lại: thống nhất ngày giao trong tuần hoặc trong tháng, người nhận hàng ở từng điểm.
4. Ký hợp đồng: ghi danh mục hàng, cách đổi vỏ, thông tin xuất hóa đơn và kỳ thanh toán.
5. Giao và đổi vỏ: đội giao mang bình đầy tới, thu vỏ rỗng tương ứng, bên nhận kiểm tra rồi ký nhận.
6. Điều chỉnh khi cần: công ty tuyển thêm người, có sự kiện hay nghỉ lễ thì báo trước để sửa lịch.

Lần đầu thường phải trao đổi nhiều hơn vì cần chốt đủ thông tin. Từ lần sau, đơn chạy theo nếp cũ, bạn chỉ cần báo khi có gì thay đổi.

Cần chuẩn bị thông tin gì khi đặt?

Thông tin càng đủ thì đơn đầu càng ít phải hỏi lại. Bạn nên chuẩn bị số người thường có mặt ở văn phòng, số máy nóng lạnh đang dùng và loại máy, nhu cầu nước chai cho phòng họp, cùng khung giờ ra vào hàng hóa mà ban quản lý tòa nhà cho phép. Chưa biết nên dùng loại nào thì có thể đọc cách chọn loại và định lượng nước theo quy mô văn phòng trước khi chốt số lượng.

Công ty có nhiều điểm nhận, ví dụ văn phòng chính và một kho nhỏ, nên ghi riêng từng địa chỉ, người nhận và số lượng. Gộp chung một dòng rất dễ giao nhầm chỗ.

Đơn đặt ngoài giờ có được ghi nhận không?

Có. Bên mình làm việc 8:30–17:30, Thứ Hai đến Thứ Bảy. Đơn đặt trên website ngoài giờ vẫn được ghi nhận và sẽ được xác nhận lại vào giờ làm việc gần nhất. Chủ nhật và ngày lễ, bạn gọi hotline để mình xem có sắp xếp được không. Với khách định kỳ, đỡ nhất là chốt lịch giao vào ngày làm việc, tránh dồn đơn sát cuối tuần.

Hợp đồng, hóa đơn VAT và thanh toán

Với khách doanh nghiệp, mình ký hợp đồng cung cấp rõ ràng và xuất hóa đơn VAT theo thông tin công ty gửi. Cách thanh toán được bàn linh hoạt lúc ký, bộ phận kế toán bên mình hỗ trợ giải đáp và đối chiếu số liệu khi cần.

Hợp đồng không cần dài, nhưng phải đủ để hai bên không hiểu khác nhau. Đặt nước lâu dài mà vướng thì phần lớn là vướng mấy chuyện nhỏ chưa ghi: vỏ bình tính ra sao, ai ký nhận, phí giao áp dụng thế nào.

Hợp đồng cung cấp nước nên ghi những gì?

Một hợp đồng cung cấp nước uống cho văn phòng nên có ít nhất các mục sau:

• Danh mục hàng: tên hãng, quy cách (bình 19L, 20L, thùng 24 chai…) và số lượng dự kiến mỗi lần giao.
• Lịch và địa điểm giao: ngày giao, địa chỉ từng điểm, tầng, người nhận.
• Vỏ bình: số vỏ đã cọc, cách đổi vỏ, trường hợp vỏ không được thu.
• Phí giao: cách tính và lúc nào báo phí, nếu có.
• Chứng từ: thông tin xuất hóa đơn VAT và nơi nhận hóa đơn.
• Thanh toán: hình thức và kỳ thanh toán hai bên đã thống nhất.
• Đầu mối liên lạc: người phụ trách mỗi bên để báo đổi lịch hay xử lý sự cố.

Mục nào chưa rõ thì bạn cứ hỏi trước khi ký. Thà mất thêm một cuộc gọi lúc đầu còn hơn để hai bên vướng nhau về sau.

Có xuất hóa đơn VAT cho đơn định kỳ không?

Có. Khi ký hợp đồng, công ty gửi thông tin xuất hóa đơn gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn. Bạn nên trao đổi luôn với kế toán bên mình về cách xuất hóa đơn sao cho khớp với cách hạch toán bên bạn. Thông tin công ty có thay đổi thì báo sớm để hóa đơn kỳ sau ghi đúng ngay.

Thanh toán linh hoạt nghĩa là gì?

Thanh toán linh hoạt nghĩa là kỳ và hình thức thanh toán được thỏa thuận theo cách công ty bạn quen làm, không áp một khuôn chung cho mọi khách. Có nơi muốn trả theo từng đơn, có nơi cần gom lại để duyệt chi một lần. Điều kiện cụ thể được ghi trong hợp đồng; trước khi thanh toán, kế toán hai bên đối chiếu số lượng đã giao với hóa đơn để khỏi lệch số.

Giao hàng, vỏ bình và khu vực phục vụ

Kho mình ở 2P Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu (Quận 4 cũ), nên khách quanh khu này đặt khá thuận. Trong khu vực Quận 4, mình nhận giao từ 3 sản phẩm trở lên; ở khu vực lân cận, bạn liên hệ trước để mình xem có giao được không và tư vấn cách đặt. Thông tin khu vực có ở trang giao nước tận nhà Quận 4.

Giờ giao không có một mốc chung cho mọi đơn. Mình hẹn giờ cụ thể lúc xác nhận đơn, rồi đội giao đi theo đúng giờ đã hẹn. Phí giao (nếu có) được báo trước khi giao, tùy khoảng cách, số lượng và tòa nhà. Toàn bộ điều kiện nằm trong chính sách giao hàng của A LÔ Nước Suối; tùy số lượng, hàng sẽ đi bằng xe máy hoặc xe tải.

Đơn ít có được giao tận nơi không?

Có, miễn là đơn từ 3 sản phẩm trở lên trong khu vực Quận 4. Ví dụ một văn phòng nhỏ mỗi lần chỉ cần 3 bình 20L vẫn đặt định kỳ bình thường. Văn phòng ít người nhờ vậy không phải đặt dư rồi để bình nằm chờ lâu ngày.

Vỏ bình tính thế nào khi đặt định kỳ?

Lần đầu, nếu công ty chưa có vỏ cùng loại thì cọc vỏ một lần. Từ các lần sau, mình giao bình đầy và thu lại vỏ rỗng tương ứng, không phải cọc lại. Vỏ bị biến dạng, mất tem hoặc khác hãng có thể không được thu. Mức cọc và các trường hợp cụ thể, bạn xem ở chính sách cọc vỏ, trả vỏ bình.

Mẹo nhỏ cho văn phòng: để vỏ rỗng gọn một góc, tránh nắng và không dùng để đựng thứ khác. Vỏ sạch, còn nguyên hình thì lần đổi nào cũng nhanh, khỏi phải bàn chuyện vỏ có được thu hay không.

Tòa văn phòng và nhà thang bộ thì sao?

Ở chung cư hay tòa văn phòng, đội giao tuân thủ quy định của ban quản lý về gửi xe, thang máy và giờ ra vào hàng hóa. Bạn nên báo trước khung giờ tòa nhà cho phép để mình hẹn giờ cho khớp. Nhà phố đi thang bộ thì mình có hỗ trợ mang nước lên tầng; điều kiện và phí (nếu có) được báo trước khi giao.

Chọn loại nước và lịch giao hợp lý

Chọn đúng loại nước ngay từ đầu thì lịch định kỳ chạy ổn, ít phải đổi giữa chừng. Nguyên tắc chung: máy nóng lạnh dùng bình lớn, phòng họp và tiếp khách dùng nước chai. Bên mình có LaVie, Vĩnh Hảo/Vihawa, Satori, Bidrico, i-on Life, Aquafina, Sapuwa, Lemont, tất cả là hàng chính hãng nguyên tem niêm phong của hãng.

Cho máy nóng lạnh, bạn xem các loại trong mục nước bình 20 lít, dung tích tùy hãng từ 18.5L tới 20L. Cho phòng họp hay sự kiện nội bộ, mục nước đóng chai có nhiều quy cách từ 250ml tới 1.5L. Văn phòng không có máy thì đặt bình vòi lên chân kệ trong mục phụ kiện uống nước cũng gọn.

Nên chọn bình vòi hay bình úp?

Bình úp dùng cho máy nóng lạnh: lật ngược bình đặt lên máy, nước chảy xuống qua máy. Bình vòi có sẵn vòi, đặt trên kệ hoặc bàn là rót được, hợp với chỗ không có máy. Một số loại bình có vòi vẫn đặt được lên máy, nên khi đặt định kỳ, bạn báo mình loại máy đang dùng để chọn đúng, khỏi giao nhầm rồi phải đổi lại.

Làm sao chốt số lượng cho mỗi lần giao?

Chắc nhất là dựa vào số liệu thật của văn phòng. Mấy tuần đầu, bạn ghi lại ngày thay bình và số bình đã dùng, rồi xem bình hết sau mấy ngày. Từ đó chốt số lượng và tần suất giao sao cho văn phòng lúc nào cũng còn bình dự phòng. Tháng nào tuyển thêm người, có sự kiện hay trời nóng thì thường dùng nhiều hơn, nên báo sớm để mình sửa lịch.

Khi nhận hàng cần kiểm tra gì?

Mỗi lần nhận, người nhận nên kiểm tra bốn điểm: đúng hãng, đúng quy cách, còn tem niêm phong và không rò rỉ. Thấy điểm nào chưa ổn thì báo ngay lúc giao để hai bên xử lý luôn, đừng ký nhận xong mới phản hồi nha. Giữ thói quen này thì hồ sơ định kỳ sạch sẽ, kế toán đối chiếu cũng dễ.

Tóm tắt trước khi đặt

A LÔ Nước Suối là cửa hàng giao nước uống tận nơi tại TP.HCM, kho ở Phường Xóm Chiếu, bán hàng nguyên tem của hãng và công khai chính sách giao hàng, cọc vỏ trên website. Nếu bạn đang tính chuyển sang đặt định kỳ, đây là mấy điểm nên nhớ:

• Đặt định kỳ giúp văn phòng không bị đứt nước, chứng từ gom về một mối.
• Mọi đơn được xác nhận trước khi giao: đúng hàng, phí giao nếu có, giờ hẹn.
• Doanh nghiệp được ký hợp đồng, xuất hóa đơn VAT, thanh toán theo thỏa thuận.
• Khu vực Quận 4 giao từ 3 sản phẩm; khu vực lân cận hỏi trước.
• Vỏ bình cọc một lần, các lần sau đổi vỏ tương ứng.

Cần nước uống giao tận nơi, bạn gọi A LÔ Nước Suối qua hotline 0966 391 321 hoặc 0867 179 170 (Zalo 0966 391 321). Kho mình ở 2P Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu, TP.HCM, làm việc 8:30–17:30 từ Thứ Hai đến Thứ Bảy.

Câu hỏi thường gặp về đặt nước định kỳ cho doanh nghiệp

Đặt nước định kỳ có cần ký hợp đồng không?

Doanh nghiệp cần chứng từ để hạch toán thì nên ký hợp đồng, vì hợp đồng ghi rõ danh mục hàng, lịch giao, cách đổi vỏ, thông tin xuất hóa đơn VAT và kỳ thanh toán. Nếu bạn muốn dùng thử vài lần trước khi chốt lâu dài, cứ nói rõ lúc đặt để mình tư vấn cách làm hợp với công ty.

Công ty ngoài Quận 4 có đặt nước định kỳ được không?

Trong khu vực Quận 4, mình nhận giao từ 3 sản phẩm trở lên. Với các khu vực lân cận, bạn liên hệ trước để mình kiểm tra có phục vụ được không, rồi tư vấn số lượng và lịch giao phù hợp. Điều kiện giao chung được ghi trong chính sách giao hàng trên website.

Có thể thay đổi số lượng hoặc lịch giao giữa chừng không?

Được. Lịch định kỳ là thỏa thuận giữa hai bên nên có thể điều chỉnh khi công ty tuyển thêm người, có sự kiện hay nghỉ lễ. Bạn chỉ cần báo trước để mình sắp xếp lại. Những thay đổi lớn, như thêm điểm giao hay đổi loại nước, nên ghi bổ sung vào hợp đồng cho rõ.

Phí giao cho đơn định kỳ tính thế nào?

Phí giao, nếu có, được xác nhận theo từng đơn trước khi giao, tùy khoảng cách, số lượng và đặc điểm tòa nhà. Với khách định kỳ, cách tính phí giao nên ghi luôn vào hợp đồng để kế toán hai bên dễ đối chiếu. Chi tiết xem ở trang chính sách giao hàng.

Nhà đi thang bộ có được mang nước lên lầu không?

Có. Mình hỗ trợ mang nước lên tầng cho nhà phố đi thang bộ; điều kiện và phí (nếu có) được báo trước khi giao. Với chung cư và tòa văn phòng, đội giao làm theo quy định của ban quản lý về thang máy, gửi xe và giờ ra vào hàng hóa.

Nước giao định kỳ có phải hàng chính hãng không?

Có. Nước giao là hàng chính hãng, còn nguyên tem niêm phong của hãng. Mỗi lần nhận, người nhận nên kiểm tra đúng hãng, đúng quy cách, tem còn nguyên và bình không rò rỉ. Thấy bất thường thì báo ngay lúc giao để xử lý trước khi ký nhận.