Quản lý vỏ bình, cọc vỏ và đổi bình cho văn phòng như thế nào?

Văn phòng nào dùng nước bình cũng có lúc gặp chuyện này: tới lúc đổi bình mới thấy thiếu vỏ, vỏ hãng khác nằm lẫn trong kho, còn không ai nhớ công ty đã cọc bao nhiêu vỏ. Chuyện nhỏ thôi, nhưng mỗi lần lệch là một lần ngồi dò lại sổ sách, có khi còn phải cọc thêm vỏ mới.

Muốn quản lý vỏ bình, cọc vỏ và đổi bình cho văn phòng gọn gàng thì không cần phần mềm gì phức tạp. Bạn chỉ cần hiểu cọc vỏ tính thế nào, giao cho một người phụ trách, ghi một cuốn sổ đơn giản và tập thói quen đối chiếu mỗi lần nhận nước.

Quản lý vỏ bình cho văn phòng là theo dõi số vỏ đã cọc, số bình đầy đang dùng và số vỏ rỗng chờ đổi. Cọc vỏ chỉ tính một lần khi văn phòng chưa có vỏ cùng loại; các lần sau, bên giao mang bình đầy tới và thu lại số vỏ rỗng tương ứng. Muốn đổi bình suôn sẻ, văn phòng nên có một người phụ trách, giữ vỏ đúng hãng, còn nguyên vẹn và đối chiếu số vỏ ngay mỗi lần nhận nước.

Vỏ bình và cọc vỏ là gì

Nước bình loại lớn, như LaVie 18.5L, Satori 19L hay Vihawa 20L, đi theo vòng quay: hãng đóng nước vào vỏ, bên bán giao tới khách, khách uống hết rồi trả vỏ để vỏ quay về hãng làm sạch và đóng nước lại. Vì vỏ đi vòng như vậy nên vỏ bình là tài sản luân chuyển, không phải bao bì dùng một lần rồi bỏ.

Với văn phòng, chuyện vỏ bình thường nằm ngoài tầm mắt của người quyết định mua nước. Người lo hành chính chốt hãng, chốt số bình, còn vỏ rỗng thì cứ để ở góc pantry. Tới khi cần đối chiếu, bạn mới thấy vỏ là phần dễ thất lạc nhất của cả chuyện cung cấp nước uống văn phòng tại TP.HCM.

Cọc vỏ là khoản tiền đặt trước cho mỗi vỏ bình khi văn phòng chưa có vỏ cùng loại để đổi. Khoản này khác tiền nước. Tiền nước trả theo từng bình đầy bạn nhận, còn tiền cọc gắn với cái vỏ đang nằm ở văn phòng bạn.

Cọc vỏ tính một lần hay mỗi lần đặt nước?

Cọc vỏ chỉ tính một lần cho mỗi vỏ, vào lúc văn phòng chưa có vỏ cùng loại. Từ lần đặt sau, mình giao bình đầy và thu lại vỏ rỗng tương ứng. Lúc đó bạn trả tiền nước, cộng phí giao nếu có; phí giao được báo trước khi giao.

Chỉ có một trường hợp cần cọc thêm: văn phòng muốn tăng số bình đầy cùng lúc so với số vỏ đang có, ví dụ thêm một máy nóng lạnh ở tầng khác. Phần bình tăng thêm đó chưa có vỏ để đổi nên cần cọc vỏ mới. Mức cọc từng hãng thay đổi theo thời điểm, bạn xem ở chính sách cọc vỏ, trả vỏ bình hoặc hỏi lại khi đặt.

Vỏ như thế nào thì đổi được?

Vỏ đổi được là vỏ cùng hãng, cùng quy cách, còn nguyên hình dạng và còn tem, nhãn. Vỏ quay về hãng để làm sạch và đóng nước lại, nên vỏ của hãng khác, vỏ móp méo, nứt hoặc mất tem có thể không được thu.

Nhiều văn phòng không để ý chuyện này: bình LaVie uống hết lại đem đổi lấy Satori, hoặc vỏ bị dùng để đựng nước lau nhà nên trầy bẩn. Tới lúc giao, vỏ không đổi được thì phần bình mới đó phải cọc lại. Mấy chi tiết hay bị bỏ sót khi trả vỏ, bạn đọc thêm ở bài lưu ý khi đổi trả vỏ bình.

Vì sao văn phòng hay lệch số vỏ

Gia đình thường chỉ có một hai bình, nhìn là biết. Văn phòng thì khác: nhiều người nhận nước, nhiều chỗ đặt máy, đôi khi nhiều hãng. Số vỏ lệch dần qua từng lần giao mà không ai để ý, tới lúc phát hiện thì khó lần lại chỗ hụt.

Những nguyên nhân hay gặp nhất:

• Nhiều người nhận nước: hôm thì lễ tân nhận, hôm thì bảo vệ, hôm thì nhân viên đi ngang. Không ai đếm vỏ trả, cũng không ai ghi lại.
• Vỏ rỗng để rải rác: một vỏ ở pantry, một vỏ trong kho, một vỏ dưới gầm bàn phòng họp. Lúc giao, bên giao chỉ thu được số vỏ gom ra được.
• Dùng lẫn nhiều hãng: mỗi tầng một hãng, hoặc đổi hãng giữa chừng. Vỏ hãng cũ nằm lại không biết trả cho ai.
• Vỏ bị dùng vào việc khác: đựng nước lau sàn, tưới cây, chứa đồ. Vỏ bẩn, móp hoặc mất tem thì khó đổi.
• Người phụ trách thay đổi: nhân sự hành chính nghỉ việc mà không bàn giao số vỏ đã cọc, biên nhận cũng thất lạc.
• Chuyển văn phòng: dọn đồ gấp, vỏ rỗng bị bỏ lại hoặc bị bên dọn dẹp mang đi.

Lệch vỏ hay đi kèm hai hậu quả. Một là tới lúc đổi bình thiếu vỏ, phần thiếu phải cọc thêm. Hai là khi muốn ngưng dùng hoặc đổi nhà cung cấp, văn phòng không biết chính xác mình đang giữ bao nhiêu vỏ của ai. Cả hai đều tốn thời gian của người lo hành chính hơn là tốn tiền.

Tin vui là phần lớn nguyên nhân trên đều đến từ thói quen, không phải do thiếu công cụ. Sửa thói quen nhận nước và chỗ để vỏ là cắt được phần lớn chuyện lệch số.

Cách quản lý vỏ bình gọn cho văn phòng

Cách hiệu quả nhất là giao cho đúng một người phụ trách chuyện nước uống. Người này không cần ngồi canh máy, chỉ cần là đầu mối đặt nước, nhận bình và giữ sổ. Nếu người đó nghỉ phép, chỉ định sẵn một người thay để ai nhận nước cũng ghi đúng một chỗ.

Bước tiếp theo là chọn một chỗ cố định cho vỏ rỗng. Uống hết bình nào, nhân viên gỡ ra và đặt ngay vào chỗ đó. Chỗ để vỏ nên gần lối ra vào hoặc gần thang máy, để bên giao gom vỏ nhanh, không phải đi khắp văn phòng. Khi bố trí máy nóng lạnh và chỗ để bình, bạn có thể tham khảo bài vị trí đặt bình nước trong văn phòng.

Bình đầy dự phòng cũng nên có chỗ riêng, kê cao khỏi sàn, tránh nắng chiếu trực tiếp. Một cái chân kệ để bình nước 20L giúp bình đầy và vỏ rỗng không nằm lẫn với nhau, nhìn vô là biết còn bao nhiêu bình.

Sau đó là cuốn sổ theo dõi. Sổ giấy, file bảng tính hay một tab trong phần mềm quản lý chi phí đều được, miễn ghi đều tay. Bảng dưới đây gợi ý các cột nên có:

Điều quan trọng nhất trong sổ là con số tổng vỏ đã cọc. Con số này chỉ đổi khi văn phòng cọc thêm hoặc trả bớt vỏ. Bất cứ lúc nào, số bình đầy đang dùng cộng số vỏ rỗng chờ đổi phải bằng tổng vỏ đã cọc. Thiếu là có vỏ thất lạc, cần tìm ngay khi còn nhớ.

Ở phía cửa hàng, A LÔ Nước Suối có theo dõi số vỏ bình của từng khách. Mỗi lần giao, nhân viên giao nước báo rõ và xác nhận số vỏ với bạn. Sổ của văn phòng dùng để đối chiếu với số mình ghi, hai bên khớp nhau thì không phải nhớ trong đầu nữa.

Cuối cùng, giữ lại biên nhận hoặc tin nhắn xác nhận cọc vỏ. Kẹp chung với sổ, hoặc lưu vào một thư mục chung mà người phụ trách mới cũng mở được. Định kỳ, ví dụ lúc chốt chi phí văn phòng phẩm, bạn kiểm lại vỏ một lần cho chắc.

Đổi bình mỗi lần giao cần làm gì

Một lần đổi bình gọn gàng nằm ở phần chuẩn bị trước khi gọi nước. Gom đủ vỏ rỗng trước khi đặt về chỗ cố định, đếm số vỏ, rồi mới báo số bình cần giao và hãng. Nếu có vỏ móp, vỏ khác hãng, bạn báo luôn lúc đặt để mình tính trước phần nào đổi được, phần nào cần cọc.

Khi bên giao tới, thứ tự nên là: nhân viên báo số bình đầy mang tới và số vỏ rỗng thu lại, bạn đếm lại và xác nhận, sau đó mới ghi sổ. Bạn đừng ngại đếm trước mặt người giao. Đếm ngay tại chỗ thì sai lệch được sửa liền, còn để hôm sau mới đếm thì khó nói ai đúng ai sai.

Với văn phòng đông người, bạn có thể chốt một lịch đổi bình đều đặn thay vì đợi hết sạch mới gọi. Cách ước lượng đơn giản là ghi ngày giao vào sổ vài lần, xem bình hết sau mấy ngày rồi chốt lịch. Nếu cần cân nhắc thêm loại nước và số bình cho từng quy mô, bài chọn loại và định lượng nước theo quy mô văn phòng có hướng dẫn chi tiết.

Khi nhận bình đầy cần kiểm tra gì?

Mỗi bình đầy nên được kiểm tra tem niêm phong trước khi ký nhận. Các điểm cần xem nhanh:

• Đúng hãng, đúng quy cách: đúng loại văn phòng đã đặt, đúng loại vỏ đang dùng để lần sau đổi tiếp được.
• Tem niêm phong còn nguyên: nắp không bị cạy, tem không rách hay dán lại.
• Không rò rỉ: lật nghiêng bình, nhìn quanh nắp và đáy xem có rịn nước không.
• Vỏ không nứt, móp: bình đầy mà vỏ hư thì báo ngay, đừng nhận rồi để đó.

Lúc thay bình lên máy, bạn tranh thủ lau miệng bình và khay hứng nước. Cách vệ sinh và vận hành máy cho đúng có trong bài chăm sóc máy nóng lạnh và bình nước tại văn phòng.

Tòa văn phòng có quy định riêng thì sao?

Nhiều tòa văn phòng có quy định riêng về chỗ gửi xe, thang máy chở hàng và giờ ra vào hàng hóa. Bên giao phải làm theo quy định của ban quản lý, nên bạn báo trước những điều này lúc đặt nước để mình sắp xếp giờ giao hợp lý.

Nếu văn phòng nằm trong nhà phố đi thang bộ, mình có hỗ trợ mang nước lên tầng. Điều kiện và phí (nếu có) được xác nhận trước khi giao. Thời gian giao cũng được hẹn lúc xác nhận đơn. Các điều kiện này nằm trong chính sách giao hàng, bạn xem trước một lần cho đỡ bất ngờ nha.

Đổi hãng, chuyển văn phòng hay ngưng dùng

Những lúc văn phòng thay đổi lớn là lúc vỏ bình dễ thất lạc nhất. Trước mọi thay đổi, bạn nên làm một việc: kiểm kê vỏ trước khi thay đổi, đối chiếu với sổ và với số bên giao đang ghi cho văn phòng mình.

Muốn đổi sang hãng khác thì vỏ cũ xử lý thế nào?

Vỏ hãng cũ thường không dùng để đổi bình hãng mới, vì vỏ khác hãng có thể không được thu. Khi đổi hãng, phần bình hãng mới mà văn phòng chưa có vỏ cùng loại sẽ cần cọc vỏ. Còn vỏ hãng cũ, bạn xử lý theo chính sách cọc vỏ của bên đã giao số vỏ đó.

Để khỏi tồn vỏ, cách gọn nhất là đổi hãng vào lúc dùng hết bình cũ, trả hết vỏ cũ một lượt rồi mới chuyển. Nếu đang phân vân nên đổi sang loại nào, bạn hỏi mình trước khi đặt; mình nói rõ phần vỏ nào đổi được, phần nào cần cọc.

Chuyển văn phòng hoặc tạm ngưng dùng nước thì làm gì?

Khi chuyển văn phòng, bạn gom hết vỏ rỗng và bình đầy chưa dùng về một chỗ, đếm lại, ghi vào sổ. Báo cho bên giao địa chỉ mới để chuyển lịch giao, hoặc báo ngưng nếu địa chỉ mới nằm ngoài khu vực phục vụ. Địa chỉ xa kho thì bạn gọi hỏi trước xem mình có phục vụ được không.

Nếu tạm ngưng hoặc ngưng hẳn, bạn trao đổi việc trả vỏ theo đúng chính sách cọc vỏ, giữ biên nhận và ghi lại người đã nhận vỏ. Đừng để vỏ lại cho bên dọn dẹp xử lý. Vỏ đã ra khỏi văn phòng mà không ai ký nhận thì rất khó lần lại.

Người phụ trách nghỉ việc thì bàn giao gì?

Bàn giao ba thứ: sổ theo dõi vỏ, biên nhận cọc và số liên hệ bên giao nước. Người mới nên đếm lại vỏ một lần ngay khi nhận bàn giao, đối chiếu với tổng vỏ đã cọc. Chênh lệch phát hiện sớm thì còn hỏi được người cũ, để lâu thì thành chuyện không ai nhớ.

Những điều cần nhớ

• Cọc vỏ tính một lần cho mỗi vỏ khi chưa có vỏ cùng loại; các lần sau là đổi bình đầy lấy vỏ rỗng.
• Một người phụ trách, một chỗ để vỏ cố định và một cuốn sổ là đủ để không lệch vỏ.
• Số bình đầy đang dùng cộng vỏ rỗng chờ đổi phải bằng tổng vỏ đã cọc.
• Giữ vỏ đúng hãng, không móp, còn tem; không dùng vỏ vào việc khác.
• Đếm và xác nhận số vỏ ngay mỗi lần giao, kiểm kê trước khi đổi hãng hay chuyển văn phòng.

Nếu văn phòng nằm gần Quận 4 cũ, kho của A LÔ Nước Suối ở ngay Phường Xóm Chiếu nên chuyện đổi bình thường khá thuận. Hàng mình giao là hàng nguyên tem niêm phong của hãng, chính sách cọc vỏ và giao hàng đều công khai trên website.

Cần nước uống giao tận nơi, bạn gọi A LÔ Nước Suối qua hotline 0966 391 321 hoặc 0867 179 170 (Zalo 0966 391 321). Kho mình ở 2P Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu, TP.HCM, làm việc 8:30–17:30 từ Thứ Hai đến Thứ Bảy.

Câu hỏi thường gặp về quản lý vỏ bình văn phòng

Lần đặt nước thứ hai có phải cọc vỏ nữa không?

Không, nếu văn phòng trả đủ vỏ rỗng cùng loại tương ứng với số bình đầy nhận. Cọc vỏ chỉ tính một lần cho mỗi vỏ lúc văn phòng chưa có vỏ cùng loại. Chỉ khi muốn tăng số bình đầy cùng lúc, hoặc có vỏ không đổi được vì hư hay khác hãng, phần chênh đó mới cần cọc thêm.

Văn phòng đang có vỏ hãng khác thì có phải cọc lại không?

Thường là có. Vỏ khác hãng có thể không được thu để đổi, nên khi chuyển sang hãng mới, phần bình mà văn phòng chưa có vỏ cùng loại sẽ cần cọc vỏ. Vỏ hãng cũ nên xử lý theo chính sách của bên đã giao số vỏ đó, tránh để tồn trong kho.

Vỏ bình bị móp hoặc mất tem có đổi được không?

Có thể không được thu. Vỏ quay về hãng để làm sạch và đóng nước lại, nên vỏ biến dạng, nứt hoặc mất tem thường không đạt điều kiện đổi. Phát hiện vỏ hư, bạn báo ngay lúc đặt nước để mình tính trước, đỡ bất ngờ khi giao.

Ai trong văn phòng nên giữ sổ theo dõi vỏ bình?

Nên là người hay có mặt ở văn phòng và trực tiếp nhận hàng, thường là lễ tân hoặc nhân viên hành chính. Quan trọng là chỉ một người giữ sổ, có một người thay khi vắng. Nhiều người cùng ghi hoặc không ai ghi đều dễ dẫn tới lệch số vỏ.

Có nên dùng vỏ bình rỗng để đựng nước khác không?

Không nên. Vỏ dùng đựng nước lau nhà, tưới cây hay chứa đồ dễ bị bẩn, trầy, móp hoặc bong tem, tới lúc đổi có thể không được thu. Vỏ rỗng tốt nhất là đậy lại, để ở chỗ khô ráo, cố định và trả lại trong lần giao kế tiếp.